IN-VITA a la reflexió: 31. El teu sistema és tan bo com la seva baula més dèbil

"Si un membre d'un equip no respon els correus electrònics durant dues setmanes, la receptivitat i l'eficiència de tot el grup es veurà reduïda...Quan la gent sap que prestes atenció al que envia, no pot evitar estar més atent a la qualitat i pertinència dels seus missatges...És millor una acció conscient que una reacció inconscient. No es tracta de promoure reaccions automàtiques; no s'elimina la reflexió en les comunicacions, més aviat es potencia i es refina." Si t'interessa, pots continuar llegint...

El valor d’un sistema de gestió personal resideix en la seva capacitat d’alliberar recursos per a un treball millor i de major nivell, gràcies a la seguretat que aporta a la psique. Però cap sistema és realment efectiu si conté alguna inconsistència. El comandant sempre haurà d’ocupar personalment el lloc que ha quedat vacant. Si ningú ha rebut l’encàrrec de netejar els lavabos, al final haurà de fer-ho el conseller delegat. Un sistema no alleugereix cap estrès a menys que realitzi el teu treball al cent per cent. I encara que resulta fàcil imaginar sistemes en un seminari, en el terreny dels conceptes o en el del software, la qüestió és com funcionaran quan estiguis amb grip i et trobis fatal. Els autèntics sistemes han d’ésser suficientment sòlids per aguantar en les condicions més adverses: quan menys estem en disposició de mantenir-los.

Com funcionen les teves connexions?

La gent sovint es queixa de la gran quantitat de correus aparentment inútils que rep de la seva organització, però els qui es queixen són habitualment els qui pitjor ús fan d’aquests correus. L’apatia en el sistema genera més apatia en el sistema.

A l’altre extrem de l’equació hi ha els individus i els equips que processen regularment el seu correu i altres comunicacions. D’aquesta forma passen a tractar amb problemes molt més madurs. Són hàbils despatxant ràpidament els missatges, ja siguin importants o no. El més interessant és que no semblen tenir la impressió de rebre tant material irrellevant. Amb el seu comportament han generat una aura de receptivitat proactiva davant la xarxa amb la qual estan connectats. Quan la gent sap que prestes atenció al que envia, no pot evitar estar més atent a la qualitat i pertinència dels seus missatges.

Quan això ocorre en el si d’una cultura organitzativa (famílies incloses), tots els sistemes queden afectats de manera positiva. La capacitat de resposta immediata combinada amb una receptivitat augmentada, però equilibrada, escurça tots els cicles de comunicació i de presa de decisions. Ja no hi ha curtcircuits ni ploms fosos. Els continguts irrellevants o tòxics resulten immediatament patents i no troben terreny propici per perpetuar-se.

Diu David Allen que a la seva feina, quan formen a tots els membres d’un grup en el procés de gestió de flux de treball, els ensenyen a crear una resposta al moment, de manera que puguin deixar de pensar en el que haurien de pensar. No fer res no és només un malbaratament d’energia: molt sovint suposa també entrar en un pendent negatiu, marcat per un estrès i una complicació innecessària. Allen diu: “Nosaltres els mostrem fins a quin punt és millor una acció conscient que una reacció inconscient. No es tracta de promoure reaccions automàtiques; no s’elimina la reflexió en les comunicacions, més aviat es potencia i es refina.”

El sistema no elimina els problemes ni els desafiaments: simplement fa que s’adverteixin molt abans i que puguin ser negociats amb més facilitat i bon encert.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà.


*